ARTÍCULO 1º
ÁMBITO
El presente reglamento define las reglas generales de acceso y de funcionamento de BioBIP –Bioenergy and Business Incubator of Portalegre (BioBIP).
ARTÍCULO 2º
NATURALEZA
BioBIP – Bioenergy and Business Incubator of Portalegre es una estructura perteneciente al Instituto Politécnico de Portalegre (IPP), insertada en la dinámica del Parque de Ciencia y Tecnología de Alentejo (PCTA), dedicada a la incubación de empresas, preferiblemente de base tecnológica, en particular del área de bioenergía, y de otras relacionadas com las áreas formativas del IPP o con el uso de los recursos de la región.
ARTÍCULO 3º
MISIÓN
BioBIP tiene como misión la promoción y diseminación el emprendimiento, el espíritu emprendedor en toda la comunidad académica y el tejido empresarial circundante, apoyando el desarrollo de ideas de negocio innovadoras, con el objetivo de su concretización e implementación exitosa en el mercado.
ARTÍCULO 4º
RECURSOS, ESPACIOS, EQUIPOS
1. BioBIP dispone, en el mismo espacio físico, de áreas individualizadas y servicios comunes, promoviendo así la mejor acogida para los promotores de proyectos e ideas innovadoras, de base tecnológica y con elevado potencial de crecimiento.
2. Además de compartir el espacio físico, BioBIP dispone también de servicios de apoyo para facilitar la inserción de empresas en el mercado empresarial, así como acceso privilegiado a un conjunto de entidades asociadas que ponen a disposición sus conocimientos.
3. BioBIP incluye en su estructura las siguientes áreas, que se complementan entre sí;
a) Incubadora de ideas y negocios – “BioBIP – IN” – Incubación de empresas, preferentemente de base tecnológica (incluidos los espacios para empresas, espacios de coworking, oficinas, salas de reuniones y otros espacios de servicios comunes);
b) Centro de bioenergía – “BioBIP – Energía” – Centro de experimentación semi-industrial, con apoyo de laboratorio, de tecnologías en el área de bioenergía, utilizando áreas en el almacén industrial o espacios destinados a incubación, complementados con la utilización de los recursos de laboratorio disponibles en el IPP.
c) FabLab – “BioBIP fab.lab” – Laboratorio especializado en la ejecución de prototipos 3D para nuevos productos a diversas escalas y utilizando diferentes materiales, que brinda apoyo en el dibujo CAD, el modelado 3D y los principios de construcción de prototipos.
4. Son considerados espacios comunes de BioBIP:
a) Áreas de recepción y zonas de circulación;
b) Salas de reuniones;
c) Comedor y baños;
d) Sala de estar;
e) Balnearios;
f) Espacio para instalación de prototipos, modelos y estructuras experimentales.
5. Son espacios reservados para emprendedores y de utilización exclusiva:
a) Salas de incubación;
b) Sala de coworking;
6. Son servicios de BioBIP:
a) Disponibilidad y acceso de forma responsable y aceptable a la electricidad, el agua e Internet;
b) Disponibilidad de espacio para la instalación de servidores y otros equipos informáticos;
c) Limpieza y mantenimiento de espacios comunes y de la sala de coworking.
d) Recepción y distribución de correo;
e) Vigilancia general de las instalaciones;
f) Acceso a salas de formación y salas de reuniones según disponibilidad y cita previa;
g) Apoyo en la constitución de una empresa;
h) Apoyo y seguimiento de la empresa, mediante una beca de mentores, constituida por docentes e investigadores de IPP y personalidades externas de reconocido prestigio técnico, científico y empresarial.
7. BioBIP puede, a través de asociaciones con entidades externas, facilitar el acceso a los siguientes servicios:
a) Consultoría sobre propiedad intelectual;
b) Apoyo a la constitución y legalización de las empresas;
c) contabilidad organizada;
d) Apoyo jurídico;
e) Otros servicios.
8. Los promotores, empresas y sus colaboradores, instalados en BioBIP tienen acceso privilegiado a todos los recursos del IPP, en condiciones similares a las del resto de la comunidad académica.
ARTÍCULO 5º
ESTRUCTURAS DE GESTIÓN Y COORDINACIÓN DE BioBIP
1. BioBIP dispondrá de un Consejo Estratégico compuesto por:
a) Presidente del Instituto Politécnico de Portalegre, que también preside;
b) Coordinador institucional de la Coordinación Interdisciplinaria para la Investigación e Innovación (C3i);
c) Coordinador institucional de la Oficina de Emprendimiento y Empleo (GEE).
d) Responsable del Centro de investigación en el área de la bioenergía de C3i
e) Responsable del grupo de trabajo de FabLab del IPP.
f) Elementos externos, en número al menos igual a los que se originan en el IPP, que representan:
1) Municipios
2) Asociaciones empresariales
3) Entidades financiadoras / patrocinadoras
4) Entidades con intervención en el ámbito de empleo.
5) Asociaciones en las áreas tecnológicas preferidas.
6) Entidades asociadas o redes en las que se integra BioBIP.
2. El Consejo Estratégico de BioBIP funcionará como órgano consultivo y se reunirá normalmente una vez al año y siempre que lo solicite el Presidente del Instituto Politécnico de Portalegre o por la Dirección.
3. La Dirección de BioBIP es administrada por la Oficina de Emprendimiento y Empleo de IPP, que se encarga de la administración general de las actividades de BioBIP y de todos los recursos materiales y humanos que se le encuentren adscritos.
4. La responsabilidad de la Dirección de BioBIP incluye:
a) La gestión de los espacios del edificio y sus ocupaciones;
b) La coordinación del mantenimiento y limpieza de los espacios y equipos de uso común;
c) La gestión de los equipos y medios disponibles;
d) La organización de reuniones de coordinación con los responsables de los otros equipos y / o espacios funcionales;
e) La gestión y apoyo administrativo;
5. “BioBIP-in”, “BioBIP – Centro de bioenergía” y “BioBIP FAB.LAB” pueden disponer de una coordinación propia y de responsabilidad específica de cada una de las áreas, pudiendo tener estas también normas específicas, de conformidad con el presente Reglamento y de las directrices globales definidas de conformidad con el párrafo anterior.
5.1. La coordinación de la Incubadora de ideas y negocios “BioBIP – in” es responsabilidad del GEE e incluye:
a) La captura de empresas potenciales para el uso del espacio;
b) La dinamización de las actividades emprendedoras.
c) El apoyo y organización de los diferentes servicios disponibles para las empresas incubadas;
d) La realización de eventos y la representación del espacio;
e) La realización de campañas promocionales;
f) La organización de los procedimientos de solicitud.
5.2. La coordinación del “BioBIP – Centro de bioenergía” es responsabilidad del Centro de investigación de bioenergía de C3i, que designará a una persona responsable para este propósito e incluye:
a) La gestión de los equipos existentes en “BioBIP – Centro de bioenergía”, incluida la responsabilidad por su uso y mantenimiento;
b) La organización y control de la gestión de las materias primas necesarias para el buen uso de las mismas;
c) Apoyo técnico para el funcionamento de los equipos existentes;
5.3. La coordinación de “BioBIP fab.lab” es responsabilidad del grupo de trabajo de IPL FabLab del IPP, que para este propósito debe tener su responsable designado, e incluye:
a) La gestión de los equipos existentes en el “BioBIP – fab.lab”, incluida la responsabilidad por su uso y mantenimiento;
b) La organización y control de la gestión de las materias primas necesarias para el buen uso de las mismas;
c) El apoyo técnico para el funcionamiento de los equipos existentes;
ARTÍCULO 6º
CANDIDATOS
Pueder candidatos en la Incubadora de ideas y negocios “BioBIP – IN”:
a) Titulares de ideas o proyectos con elevado potencial de crecimiento, preferiblemente innovadores y de base tecnológica;
b) Micro / pequeñas empresas, con elevado potencial de crecimiento, preferiblemente innovadoras y de base tecnológica;
c) Empresas existentes que quieran lanzar nuevas unidades de negocios en la región, con potencial de crecimiento, preferiblemente innovadoras y basadas en tecnología y que requieran de un corto período de incubación.
ARTÍCULO 7º
MODELOS DE INCUBACIÓN
1. La Incubadora pone a disposición, según la tipología del apoyo necesario para los diferentes estados de las empresas y proyectos en desarrollo, 3 modos de incubación: preincubación, incubación y desarrollo empresarial.
2.1. Preincubación: consiste en el período de tiempo en que la Incubadora pone a disposición de los promotores de los proyectos el apoyo para el desarrollo de la idea de negocio.
2.2. En el proceso de preincubación, el objetivo es preparar a los promotores y las empresas para pasar a la fase de incubación, con el objetivo de proporcionar a los promotores las mejores condiciones de sostenibilidad para poder lanzar el producto al mercado.
2.3. Durante el período de preincubación, los promotores podrán utilizar las instalaciones de la incubadora en la vertiente de cowork, acceder a servicios de consultoría especializados en el desarrollo de productos / servicios, monitorear el desarrollo de la idea, así como otros servicios especializados, con vistas a la formalización jurídica de la empresa (apoyo jurídico, apoyo fiscal, formación, entre otros).
3.1. Incubación: en el modo de Incubación, el promotor tiene la posibilidad de disfrutar de un espacio físico con vista a la implementación y / o desarrollo empresarial de un proyecto o empresa, pudiendo también optar por la Incubación Virtual o Coworking (“Incubadora services”).
3.2. En esta fase, beneficiándose de las sinergias entre las empresas incubadas, las condiciones privilegiadas permanecen, en un entorno favorable, con vistas a aumentar la competitividad de las empresas incubadas.
3.3. Las condiciones ventajosas están disponibles en el acceso a servicios especializados como contabilidad, consultoría, apoyo jurídico entre otros.
3.4. El “BioBIP – IN” promoverá con los promotores reuniones periódicas con el fin de apoyar y monitorear el negocio.
4.1. Desarrollo empresarial: de esta manera, la incubadora pone a disposición de los promotores el apoyo y el monitoreo del negocio que contribuye a su sostenibilidad futura fuera del entorno de la incubadora.
4.2. En esta fase, la Incubadora continúa brindando a las entidades incubadas los mismos servicios y el acceso a entidades especializadas en las áreas de contabilidad, consultoría, apoyo jurídico, entre otras.
Artículo 8º
CONDICIONES DE USO
1. Incubación física: la incubación de una idea de negocio o de empresas en cualquiera de las fases descritas en el artículo anterior utilizando los espacios físicos de “BioBIP – IN”
2. Incubación virtual: la incubación de una idea de negocio o de empresas, con acceso a todos los servicios que la incubadora proporciona sin estar instalada físicamente en ella. El proyecto empresarial puede ir de la incubación virtual a la física, siempre que haya espacio en la incubadora y esa sea la voluntad de los promotores.
3. “Incubadora services”: el uso de los espacios o servicios de la incubadora por períodos de corta duración inferiores a un mes.
ARTÍCULO 9º
TIEMPO DE INCUBACIÓN
1. No existe límite de tiempo para la incubación de una empresa, definiendo 3 años como el período máximo de estancia en la incubación física.
2. El plazo previsto en el número anterior podrá ser excepcionalmente prorrogado, a solicitud de la empresa incubada y con la aprobación de la dirección de BioBIP después de escuchar al Consejo Estratégico.
ARTÍCULO 10º
PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD
1. Las solicitudes se presentarán continuamente.
2. Las solicitudes para la Incubadora deben realizarse completando el formulario disponible en el sitio web de la Incubadora en www.biobip.pt
3. La respuesta a la solicitud debe realizarse dentro de un máximo de 30 días, utilizando el siguiente procedimiento
a) Análisis y preselección de proyectos empresariales, realizados por la dirección, teniendo en cuenta los criterios de evaluación;
b) Las solicitudes con pre-evaluación positiva son evaluadas por un comité, designado por la junta, compuesto por 3 elementos conocedores del área específica del proyecto, indicado a través del núcleo C3i, que prepara una opinión razonada para respaldar la decisión final, la responsabilidad del Presidente de la IPP;
b.1) Para preparar la opinión antes mencionada, la comisión puede, si lo considera necesario, realizar una entrevista con los candidatos;
c) Comunicación de aceptación o no aceptación de la decisión por correo electrónico.
ARTÍCULO 11
SELECCIÓN DE SOLICITUDES
1. El proyecto será analizado de acuerdo con los siguientes criterios de evaluación.
a) Innovación;
b) Potencial tecnológico o de crecimiento;
c) Realismo en la presentación de la idea y proyecto;
d) Sostenibilidad financiera;
e) Posibilidad de aprovechar la capacidad técnica y científica de IPP para apoyar el proyecto.
2. También hay criterios que valoran la propuesta de los artículos;
a) Producto o servicio desarrollado por el promotor o equipo de promotores;
b) Creación de puestos de trabajo;
c) Proyecto que valore los recursos endógenos de la región;
d) Proyectos que integran alumnos, egresados o colaboradores del Politécnico de Portalegre;
e) Proyectos que integran entidades socias del Politécnico de Portalegre.
f) Proyectos en las áreas de bioenergía, así como animación multimedia u otras áreas de formativas del Politécnico de Portalegre.
ARTÍCULO 12º
OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES
1. Es obligación de los promotores cumplir con este Reglamento, así como con las disposiciones legales y las contenidas en el acuerdo de servicio firmado por las partes.
2. Los promotores están disponibles para participar en los eventos organizados por la Incubadora.
3. El espacio físico que está disponible para cada empresa es exclusivamente para la instalación de la actividad para la cual se realizó la solicitud.
4. Los emprendedores son responsables de mantener en buen estado el espacio y equipos que le son afectos, así como todos los equipos y mobiliario de las áreas comunes de la incubadora.
5. La dirección se reserva el derecho de verificar las condiciones de uso de los espacios y equipos proporcionados en cualquier momento.
6. Los promotores siempre tendrán la responsabilidad general de su cuidado en la seguridad general de las instalaciones de BioBIP.
7. Los promotores son entidades completamente autónomas del IPP, siendo responsables de todos los actos realizados por ellos, así como del cumplimiento de toda la legislación vigente en su área de actividad.
8. Las empresas incubadas están obligadas a proporcionar toda la información, incluida la información contable siempre que la incubadora lo solicite.
9. Los emprendedores deben tener su situación contributiva y tributaria regularizada.
10. BioBIP y el Instituto Politécnico de Portalegre no se responsabilizan por los eventuales robos o daños causados a los materiales / equipos que se encuentran en sus instalaciones.
11. BioBIP y el Instituto Politécnico de Portalegre no se responsabilizan por eventuales accidentes o daños personales que ocurran en sus instalaciones o fuera de ella con los emprendedores o sus invitados.
ARTÍCULO 13º
REGLAS DE UTILIZACIÓN DE LOS EQUIPOS Y DE LOS ESPACIOS DE USO COMÚN
1. Todos los espacios comunes y equipos deben mantenerse limpios y en buen estado;
2. Las salas de reuniones están disponibles para las entidades incubadas con cita previa y disponibilidad;
3. Todos los usuarios que utilicen el espacio deberán hacer un uso económico y ambientalmente responsable de todos los recursos, incluídos los equipos de agua, electricidad y aire acondicionado;
4. El acceso a las instalaciones de BioBIP fuera del horario normal de funcionamiento se realizará a través de los estándares de seguridad normales de este tipo de instalaciones y equipos, y mediante el uso del sistema de control de acceso y el sistema de alarma, es decir, no se debe acompañar a personas extrañas en la incubadora, no proporcionar el código de acceso a terceros, mantener las instalaciones cerradas a terceros y otros.
ARTÍCULO 14º
REMUNERACIÓN FINANCIERA
1. Todo los apoyos y servicios se proporcionan de forma gratuita durante todo el período de incubación, excepto los que se mencionan explícitamente en el Anexo I;
2. La transferencia del espacio de coworking es gratuita, en la fase de preincubación, hasta el límite de seis meses;
3. El uso de los espacios se regirá por un contrato de servicios, que se considerará como un costo por metro cuadrado que depende de la fase de incubación en que la empresa se encuentra, de conformidad con el Anexo I.
4. Los usos de las instalaciones descritas en este reglamento, previstas en el contrato de servicio según la lista de precios actual, serán facturadas al final de cada mes.
ARTÍCULO 15º
SALIDA DE EMPRESAS INCUBADAS
1. Las empresas deben salir de la incubadora cuando:
a) Termine el plazo previsto en el artículo 9º;
b) Hay una infracción de cualquiera de los artículos de este reglamento o del contrato de servicio;
c) Se verifica el incumplimiento en los pagos al IPP o de cualquier servicio obligatorio al Estado;
d) Se verifican alteraciones significativas en los objetivos y la actividad que se propusieron para la incubación;
e) Se verifica la insolvencia de la empresa incubada;
f) Se verifican que los espacios asignados no han sido utilizados, sin justificación aceptada, por un período superior a 15 días.
Los empresarios deben devolver los espacios ocupados en el mismo estado, especialmente, de limpieza y conservación, donde los recibieron.
ARTÍCULO 16º
CONFIDENCIALIDAD
BioBIP se compromete a mantener la más estricta confidencialidad de la información a la que tiene acceso a través de los servicios que presta.
ARTÍCULO 17º
DISPOSICIONES FINALES
1.Todos los casos no cubiertos por este documento deben ser considerados por la dirección.
2.Las quejas referentes a los procedimientos de dirección deben ser dirigidas al Presidente del Instituto Politécnico de Portalegre.